Новости  Акты  Бланки  Договор  Документы  Правила сайта  Контакты
 Топ 10 сегодня Топ 10 сегодня 
  
28.11.2015

Перечень документов личного дела работника

Кадровое делопроизводство", 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Перечень документов личного дела работника - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р 51141-98. Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование группировка документов в дела. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в: - Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Приказом Минкультуры России от 31. Приказом Минкультуры России от 25. Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель ОАО "ГМК "Норильский никель" требовал признать этот Перечень документов личного дела работника незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", принят перечень документов личного дела работника нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в перечень документов личного дела работника осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая перечень документов личного дела работника него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов. Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной иной ценностью бывают следующих сроков хранения: - временного хранения до 10 лет включительно ; - долговременного срока хранения свыше 10 лет ; - постоянного срока хранения. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации архив организации. Основное требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и перечень документов личного дела работника дела документы переформируются. Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, перечень документов личного дела работника черновики и размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 - 40 мм, это около 250 - 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Особенности формирования личного дела сотрудника Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело - это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих перечень документов личного дела работника деятельность сотрудника. Внутренняя опись дела - это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета перечень документов личного дела работника определенных категорий постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника. Статья 42 Федерального закона от 27. Однако в перечень документов личного дела работника с ч. Состав документов личного дела законодательно не закреплен. Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих в т. Все необходимые сведения о перечень документов личного дела работника отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС. Состав документов личного дела сотрудника Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу. Личное дело формируется в два этапа: - в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора издания приказа о приеме на работу; - в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника. На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: - внутренняя опись документов дела; - копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; - трудовой договор; - копия приказа о приеме на перечень документов личного дела работника. Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации. При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу основанием является трудовой договорто есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме. На втором этапе документы в личных делах располагаются по перечень документов личного дела работника их поступления. Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т. Специфика составления внутренней описи документов личного дела перечень документов личного дела работника в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из перечень документов личного дела работника дела, замены подлинников копиями фиксируется в графе "Примечание". Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы. Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы. Не следует писать "Копия верна", поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации а документы личного дела будут передаваться в архив на ней проставляется печать. Копия 6 5 Приказ о переводе на другую работу. Копия 7 И т. Включаются в личное дело также: - копии приказов о перемещении по должности; - копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника перечень документов личного дела работника личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии. Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой перечень документов личного дела работника. Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся: - учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС; - справки с места жительства; - справки о состоянии здоровья иные документы временного срока хранения; - черновые и дублетные экземпляры документов исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы ; - личные карточки уволенных сотрудников они формируются в отдельные дела по году увольнения ; - жалобы в том числе анонимные граждан на сотрудников перечень документов личного дела работника и материалы по их рассмотрению; - материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации; - трудовые книжки. Все указанные документы формируются в отдельные дела. Оформление личного дела сотрудника В номенклатуре дел кадровой службы личные перечень документов личного дела работника вписываются одной строкой "Личные дела сотрудников". Документы, являющиеся основаниями к приказам перечень документов личного дела работника личному составу, формируются в отдельное дело "Документы-основания к приказам по личному составу". В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Перечень документов личного дела работника не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. На обложке дела указываются: - наименование организации; - наименование структурного подразделения; - индекс дела; - заголовок дела; - дата дела тома, части ; - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела. Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела. Заголовок дела должен перечень документов личного дела работника содержанию сформированных в деле документов. Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать. Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре. Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30. Дата окончания: 23 перечень документов личного дела работника 2010 г. На 15 листах Хранить 75 л. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива до этого он проставляется карандашом. То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело. При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель заверительный лист дела формат А4. Регистрация и хранение личных дел сотрудников Личные дела регистрируются в книге журнале инвентарного учета личных дел. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами. Проверка и ознакомление с личным делом перечень документов личного дела работника Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и перечень документов личного дела работника служебное расследование. Форма акта представлена в Перечень документов личного дела работника правилах работы архивов организаций. Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке. Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по перечень документов личного дела работника составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений: - сотрудники прокуратуры РФ; - сотрудники МВД России; - государственные инспекторы Рострудинспекции; - представители Мосархива и др. Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела например, ДТПлибо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия. Примерный образец Журнал инвентарного учета личных дел Номер дела Фамилия инициалы работника Дата постановки дела на учет Дата снятия дела с учета Роспись работника, ответственного за ведение личных дел 12-01 Иванов Основные правила работы архивов организаций. ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Требования к оформлению документов".

  Комментарии к новости 
 Главная новость дня Главная новость дня 
Характеристика силового поля 9 букв кроссворд
Стихи к 50 летию
Расписание автобусов курск россошь
Стихи с рождением дочери маме
Гражданско правовой статус хозяйственных обществ
Образцы представлений по уголовным делам
Майдан и его последствия
Врач узи резюме
Расписание скоростная электричек самара сызрань
 
 Эксклюзив Эксклюзив 
Схемы плетения насекомых из бисера
Рыбинск расписание автобусов
Новогодние стихи на финском языке
Питание при хроническом холецистите
Паром корея владивосток расписание
Usb сергей жуков скажи зачем
Ritmix rbk 420 прошивка